Регламент по работе с электронным почтовым ящиком
РАЗДЕЛ 1
Общие положения
Электронный почтовый ящик государственного учреждения образования «Зареченский детский сад Смолевичского района» (далее – Зареченский детский сад) может использоваться только в служебных целях. Официальный адрес электронной почты: sad.zarechye@smoledu.bу
Запрещается рассылка личных почтовых сообщений, спама, вложений с вирусами, сообщений неэтичного или противозаконного характера, сведений для служебного пользования и другой конфиденциальной информации (без официально запроса) и т.п.
По электронной почте производится обмен информацией между учреждениями образования, управлением по образованию, спорту
и туризму Смолевичского райисполкома и иными органами (организациями) разных уровней, поставщиками оборудования
и материалов, подрядчиками, поставщиками услуг и другими организациями, предприятиями и учреждениями, связанными
с учреждением образования договорными или иными обязательствами.
Для обработки, передачи и приема информации по электронной почте в Зареченском детском саду приказом директора назначается ответственное лицо.
Пользователи электронной почты учреждения образования должны строго соблюдать инструкцию по работе с электронной корреспонденцией.
РАЗДЕЛ 2
ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ, ПЕРЕДАЧИ И ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ
ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
Специалист ответственный за работу электронной почты обеспечивает бесперебойное функционирование электронной почты
в течение всего рабочего времени учреждения образования.
При получении важных писем, требующих подтверждения ответа, ответственное лицо обязано отправить такое подтверждение, при отправке важных писем – указать в сообщении необходимость подтверждения получения письма адресатом.
Перед отправлением сообщения необходимо проверять правописание и грамматику текста сообщения. Тексты большого объема отправляются в виде вложения.
При получении СПАМА (нежелательные электронные письма), ответственное лицо удаляет такие письма, не открывая вложение (желательно добавить отправителя в список заблокированных отправителей).
Входящие и исходящие письма в течение учебного года
не удаляются из электронной почты. Во избежание переполнения электронного ящика, старые неактуальные письма можно удалить.
Сформирована структура папок для упорядочения входящих сообщений. Все передаваемые по электронной почте вложения (файлы) должны быть предварительно проверены антивирусными средствами. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче
по электронной почте несет лицо, ответственное за работу с электронной почтой.
Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь соответствующие реквизиты (исходящий регистрационный номер, номер и дату приказа, распоряжения и т.п.).
В тексте сообщения обязательно указываются реквизиты и название пересылаемого во вложении официального документа. Передаваемая
и принимаемая в адрес учреждения образования официальная электронная корреспонденция регистрируется в соответствии с Инструкцией
по ведению делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении инструкции
по ведению делопроизводства в государственных органах и иных организациях» (в редакции постановления от 17.10.2019 № 193).
Все передаваемые учебно-методические и справочно-информационные материалы должны пересылаться с сопроводительным письмом.
При получении электронного сообщения ответственное лицо:
регистрирует его в установленном порядке;
определяет получателя письма и передает ему документ
на рассмотрение. В случае, если получателя корреспонденции ответственному лицу сложно определить самостоятельно, сообщение передаётся директору или его заместителю. Если письмо содержит поясняющий текст к вложению, его необходимо передать адресату вместе с вложением (распечатанным или в электронном виде);
в случае невозможности прочтения электронного сообщения, уведомляет об этом отправителя.